Maandagochtend: je stapt je kantoor na een rustgevend en zonnig weekend weer binnen. Je zet je neer, strekt je nog eens uit, kijkt voor je en… Gedaan met de rust, want je bureau ligt helemaal ondersteboven van de drukke week ervoor.
Nog een tas koffie, enkele dossiers, wat losslingerende papieren, 3 pennen, waarvan 1 al een maand leeg is, een computer vol oude post-it’s, … Oké, hoog tijd om even op te ruimen en voor een clean desk te zorgen, vind je niet?
Stap 1: Gooi eens wat weg
Misschien ben jij wel iemand die zijn weg goed vindt in alle ‘georganiseerde rommel’, maar met een propere bureau gaat alles wel een stukje sneller vooruit. Opgeruimd staat netjes!
Een simpele vuilnisbak in de buurt van jouw bureau en je bent al halfweg! Losse papieren die je niet meer nodig hebt? Test desnoods even jouw basketkwaliteiten en gooi het propje papier in de vuilnisbak. Maar gooi niet te vaak mis, of we moeten binnenkort een blog schrijven voor een ‘clean floor’.
Let wel op met vertrouwelijke dossiers: gebruik hiervoor best een papierversnipperaar. Zo ben je altijd zeker.
Stap 2: Klasseer oude documenten
Twijfel je of je bepaalde zaken wel gaat weggooien? Of zijn er handige documenten die je tijdelijk niet meer gebruikt? Haal dan even enkele opbergdozen van zolder en bewaar ze in de kast.
Hetzelfde geldt voor verouderd promotiemateriaal, relatiegeschenken, enzovoort. Alles wat al maanden rondslingert op je bureau berg je dus best op.
Maar let op! Zorg ervoor dat je ook niet alles in de kast duwt. Uitpuilende kasten zijn al bijna even erg als een rommelig bureau. Vergeet niet dat we in de 21e eeuw leven en dat er iets bestaat, genaamd ‘scanner’.
Stap 3: Zorg voor een vaste routine
Wat doe je met welke documenten? Welke gaan de kast in, welke gooi ik (al dan niet van op afstand) in de vuilnisbak, welke scan ik? Maak er een vaste routine aan vast: lees het document en kies vervolgens meteen wat je ermee doet:
- Geen meerwaarde voor jou? Vuilnisbak!
- (Momenteel) niets voor jou, maar wel iets om te bewaren? Berg het op in een opbergdoos of scan het in.
- Het is iets waarmee je aan de slag moet en het duurt maar enkele minuutjes? Doe het meteen en archiveer het document op de gepaste plek. Is het een karwei dat wat meer tijd in beslag neemt? Zoek er dan een plekje in je agenda voor.
Checklist: wat ligt er op mijn bureau?
Oké, deze 3 stappen zetten je al goed op weg naar een opgeruimd bureau. Maar eigenlijk is het simpel: deze zaken zijn essentieel op jouw bureau:
- Je beeldscherm(en)
- Je toetsenbord en je muis
- Je vaste telefoon (of je smartphone)
- Eventueel iets persoonlijks (op je vaste bureau, uiteraard)
Post-it’s, pennen, schrijfblokken, nietjesmachines, perforators, noem maar op. Dit zijn zaken die je in best je lade opbergt, binnen handbereik.