1. Begin bij het begin: grote zaken eerst
Start met de ‘grote keien’. Zaken die je gelukkig maken zoals vakanties, meer tijd met je kinderen of je echtgenoot. Dan pas leg je je ‘kleine keien’: alle zaken eromheen: taken, snelle afspraken, …
Waarom je dit best in deze volgorde doet? Voor je het goed en wel beseft, staat je agenda boordevol ‘kleine keien’ en komt de tijd voor jezelf (want je moet je eigen batterijen ook voldoende en op tijd kunnen opladen) telkens te laat.
2. Houd werk en privé… niet gescheiden
Je werk -en privéleven houd je best voldoende gescheiden zodat je ook nog de tijd voor jezelf kan nemen, natuurlijk. Maar om je agenda zo goed mogelijk te kunnen organiseren, plan je best je werk -en privé-afspraken in dezelfde agenda.
Op deze manier heb je een efficiënt zicht op je agenda en vermijd je overlapping bij afspraken, taken, vergaderingen, … Om het onderscheid telkens voldoende duidelijk te houden, werk je best met een kleurensysteem zodat je in één oogopslag kan zien welke afspraken werk en welke privé zijn.
3. Noteer alle afspraken en taken onmiddellijk in je agenda
Waarom? Iedereen vergeet wel eens iets. Ook jij! Door dit telkens meteen op te schrijven, zorg je ervoor dat je niets vergeet. Zorg er ook zeker voor dat je altijd de nodige informatie vermeld bij je afspraken en taken.
4. Vergeet je eigen, kleine afspraakjes niet
Natuurlijk zit je agenda boordevol met afspraken met klanten. Maar vergeet je ook niet die met jezelf? Ging je met een vriendin een koffie drinken? Of misschien even gaan lopen met een vriend? Zet deze ook zeker mee in je agenda. Doe hetzelfde zeker ook met je hobby’s.
5. Maar… blijf voldoende kritisch
Het is natuurlijk niet de bedoeling om alle mini-details in je agenda te zetten. Wees voldoende kritisch met wat je erin plaatst. Denk daarom goed na vooraleer je een afspraak met iemand bevestigt, want een compleet lege, witte pagina in je agenda kan voor je het weet goed gevuld zijn.
6. Plan al je terugkerende afspraken bij het begin in
Heb je afspraken of taken die wekelijks of maandelijks terugkeren? Plan deze aan het begin alvast in. Op deze manier houd je jouw structuur goed bij. Dit kunnen bijvoorbeeld ook je jaarlijkse sluitingsdagen zijn, feestdagen, wekelijkse vergaderingen, … Alles wat voor jou handig kan zijn om het bij te houden.
7. Zorg voor een dagelijkse buffer
Je agenda kan best goed gevuld zitten en dat kan voor veel stress zorgen. Zal ik de volgende afspraak wel halen? Krijg ik deze taak nog wel af?
Deadlines volgen zichzelf snel op. Daarom is het zeker geen slecht idee om jezelf een buffer te gunnen. Een halfuurtje of drie kwartier per dag jezelf vrij houden voor onverwachte omstandigheden.
Houd zeker ook rekening met reistijd. Hoeveel tijd kost het je om tot je bestemming te raken? Ga je met de auto? Openbaar vervoer? Fiets? Plan dit telkens goed in zodat je nergens te laat aankomt.
8. Plan ‘opvolgtijd’ in na vergaderingen
Een vergadering kan al snel een heel tijdje duren en er kunnen ook veel ideeën uitgewisseld worden. Voorzie daarom ook na elke meeting wat extra ‘opvolgtijd’ om verslagen, extra info of een uitnodiging voor de volgende vergadering uit te sturen. Op die manier voorkom je dat je bepaalde zaken vergeet door te sturen.
9. Voorzie e-mailmomentjes
Je inbox met honderden mails opkuisen? Neen, daar heeft niemand zin in. Voorzie daarom dagelijks één of twee momentjes waar je even door je mails gaat. Zo behoud je je focus gedurende de dag, omdat je weet dat je sowieso tijd hebt gemaakt om je mails even te checken.
10. Plan telkens een eindtijd
Wanneer je afspraken beginnen of wanneer je aan je taken zal beginnen, dat is uiteraard vanzelfsprekend om in te plannen. Maar vergeet ook zeker niet een eindtijd vast te zetten. Een vergadering goed plannen en timen houdt ook in te weten wanneer het erop zit.
Ook wat je taken betreft: er zijn heel wat zaken waar je mee zou kunnen blijven doorgaan. Maar gun jezelf bij elke taak om te kunnen zeggen: “het is goed geweest voor vandaag!” Op die manier houd je de structuur goed bij en weet je dat indien de taak nog niet klaar is, er een plekje is in je agenda waar je er weer aan kan voortwerken.
11. Stel je prioriteiten
Om zoveel mogelijk stress te vermijden en je werk ideaal te plannen, is het noodzakelijk je prioriteiten te kennen en te plannen. Start de dag telkens met de hoogste prioriteiten zodat deze zaken meteen in orde zijn.
Eindig de dag met een korte periode waar je je to-do-lijst overloopt en eventueel aanvult voor de volgende dag.