Wie is L’Offis?

L’Offis is een administratief kantoor dat ondernemers ondersteunt bij hun dagelijkse administratie.
We nemen taken uit handen, tijdelijk of structureel, en werken altijd op maat van jouw onderneming.

Wat is jullie visie en missie?

Wij geloven dat administratie geen last mag zijn.
Onze missie is om ondernemers rust, overzicht en vertrouwen te geven, zodat zij zich kunnen focussen op wat echt telt: ondernemen en groeien.

Wat zijn jullie kernwaarden?

Onze samenwerking is gebouwd op vier vaste waarden: betrouwbaarheid, discretie, flexibiliteit en betrokkenheid. We denken mee met onze klanten en werken altijd in vertrouwen.

Waarom kies ik voor L’Offis, wat is jullie USP (Unique Selling Proposition)?

Omdat je bij L’Offis geen standaardpakket krijgt.
Wij combineren ervaring, persoonlijke begeleiding en flexibele ondersteuning, volledig afgestemd op jouw manier van werken.

Je kiest bij ons voor:

• persoonlijke en betrokken ondersteuning
• flexibiliteit, zonder vaste verplichtingen
• één vast aanspreekpunt
• ervaring met verschillende tools en sectoren
• echte ontzorging, op maat van jouw onderneming

L’Offis is geen klassiek administratiekantoor, maar een partner die met je meedenkt.

Zijn jullie een boekhoudkantoor?

Nee. Wij zijn geen boekhoudkantoor.
We werken wel nauw samen met boekhouders en zorgen ervoor dat jouw administratie correct, gestructureerd en overzichtelijk wordt aangeleverd. We leveren af tot aan de boekhouder, zodat die een nette voorbereiding ontvangt en hiermee verder aan de slag kan gaan.

Wat is het verschil tussen een administratiekantoor en een boekhoudkantoor?

Wij ondersteunen bij de dagelijkse werking: facturatie, opvolging, planning en administratie.
Een boekhoudkantoor focust op boekhouding, fiscale aangiftes en jaarafsluitingen.
Beide vullen elkaar aan.

In welke sectoren is L’Offis actief?

We werken sector overschrijdend en ondersteunen zowel zelfstandigen als kmo’s in verschillende sectoren. We hebben klanten in de bouwsector, de dienstensector, evenals bv in de productie of bij ereloonberoepen.

Wat doen jullie? Welke taken kan ik uitbesteden?

Je kan bij ons terecht voor een brede waaier aan administratieve taken, zoals facturatie, opvolging van betalingen, e-mails, planning, ondersteuning bij tools, HR-administratie, personal assistant taken, telefoonpermanentie en meer. We stemmen alles af op jouw noden.

Welke financiële kennis is er?

Wij doen het financieel werk dat de ondernemer sowieso zelf zou moeten doen. Denk aan correct verwerken van zowel aan- als verkoopfacturen, verzamelen van alle financiële documenten, betalingsbestanden klaarzetten, betalingen uitvoeren, herinneringen uitsturen naar je debiteuren en er bv voor zorgen dat alle facturen netjes kunnen nagekeken worden m.b.v. een goedkeuring flow.
We werken aanvullend op je boekhouder, niet in plaats van.

Welke HR-kennis is er?

We helpen bij HR-administratie zoals personeelsopvolging, doorgifte van lonen, contracten, afwezigheden, onboarding en praktische HR-vragen. Je kan ons inschakelen voor al uw hard HR-opdrachten, tot aan het sociaal secretariaat. We werken steeds in nauw verband met deze diensten.

Doen jullie ook transcripties?

Ja. We verzorgen transcripties van vergaderingen en (juridische) dossiers.

Kunnen jullie ook mijn inkomende lijnen behandelen?

Ja, we kunnen inkomende oproepen en e-mails beheren en zorgen voor een professionele opvolging.

Doen jullie ook betalingen?

Ja, betalingen kunnen uitgevoerd worden in overleg en volgens duidelijke afspraken. Als je jouw betalingen liever zelf doet, dan zetten wij graag het betalingsbestand klaar voor je.

Moet ik zelf een pc of laptop voorzien?

Dat bekijken we samen bij de opstart. In veel gevallen werken we met onze eigen apparatuur, maar wij volgen uiteraard ook de IT policy van de klant.

Kan ik iemand krijgen die mijn facturatiepakket al kent?

Ja. We kijken altijd wie het best past bij jouw tools en systemen, zoals Teamleader, Dexxter, Odoo of andere software.

Wat heb ik nodig voor een goede opstart?

We vragen bij de start toegang tot de nodige tools, duidelijke afspraken over taken en een korte uitleg over jouw werking. Zo kunnen we snel en efficiënt starten.

Wat met cybersecurity?

We werken volgens duidelijke veiligheidsrichtlijnen en gaan zorgvuldig om met digitale toegang en gegevens. Wil je hier meer over weten, stuur ons dan zeker een bericht.

Hoe gaan jullie om met discrete informatie?

Discretie is voor ons essentieel. We behandelen alle informatie vertrouwelijk en werken volgens strikte afspraken. Het is mogelijk om een NDA (Non Disclosure Agreement) af te sluiten.

Ben ik verplicht om een minimum aan uren af te nemen?

Nee. We werken flexibel en stemmen het aantal uren af op jouw noden.

Wat als het rustiger of drukker wordt qua workload?

Geen probleem. We kunnen de samenwerking aanpassen naargelang jouw workload.

Wat als ik moeite heb om taken los te laten?

Dat is heel normaal. We begeleiden je stap voor stap en nemen taken pas over wanneer jij er klaar voor bent.

Kan ik later zelf aanwerven als mijn bedrijf groeit?

Ja. Wanneer je groeit en zelf iemand wil aanwerven, kunnen wij helpen bij de overdracht en opvolging van de taken.

Vanop welke locatie werken jullie?

We werken zowel op afstand als ter plaatse bij de klant, afhankelijk van wat nodig is.

Werken jullie in specifieke regio’s?

Nee, we zijn flexibel en ondersteunen klanten in verschillende regio’s.

Heb ik een vaste contactpersoon?

Ja. Je krijgt een vaste contactpersoon die jouw dossier kent en opvolgt.

Zijn jullie medewerkers vast in dienst?

Ja, onze medewerkers zijn vast in dienst bij L’Offis.

Is een VA (Virtueel Assistent)  hetzelfde als een Flying Office Assistant?

Nee. Een Flying Office Assistant is breder inzetbaar en werkt zowel op afstand als on-site, met een nauwe betrokkenheid bij jouw onderneming.

Wat als mijn Flying Office Assistant uitvalt?

Dan zorgen wij voor een oplossing, zodat de continuïteit van jouw administratie gegarandeerd blijft.

Heeft de administratief medewerker voldoende ervaring?

Ja. Onze medewerkers hebben ervaring in administratie en worden zorgvuldig gematcht met jouw noden en tools.

Wat als ik dringende ondersteuning nodig heb?

We schakelen zo snel mogelijk en geven dringende vragen prioriteit.

Wat als jullie een cruciale fout maken?

We nemen verantwoordelijkheid en zoeken meteen een oplossing. Transparantie en correcte opvolging staan hierbij centraal. We beschikken ook over uitgebreide verzekeringen (BA, cybersecurity, rechtsbijstand e.a.)

Hoe factureren jullie?

We factureren op basis van de afgesproken uren en taken. De afspraken worden op voorhand duidelijk vastgelegd, zodat er geen verrassingen zijn. U krijgt een factuur met de duidelijke omschrijving van de uitgevoerde taken. Onze assistenten registreren via een app elke uitgevoerde taak. Zo krijgt u een facturatie die op de minuut juist is.