Gebruik een digitale kalender
Optimaliseer je time management om een goed beeld te krijgen van je weekplanning. Hiervoor kan je het best een digitale agenda gebruiken. Het leven en zijn prioriteiten kunnen in een oogwenk veranderen. Een bullet journal of schriftelijke agenda heeft dan wel zijn charmes, wanneer er iets verandert kan je agenda stante pede een ongeorganiseerde warboel worden. In een digitale agenda kan je simpelweg je afspraken verslepen.
Je kan ook kleurcodes gebruiken om een duidelijk verschil aan te geven tussen meetings, tijd die je aan je boekhouding of administratie wilt besteden of het brainstormen voor een nieuw project. Zo houd je je agenda ten allen tijde overzichtelijk.
Vergelijkbare taken samenvoegen
Tijd blokkeren verhoogt de productiviteit. Als je dan nog eens vergelijkbare taken samenvoegt kan je meteen een heleboel to-do’s van je lijstje vinken.
Als je weet dat je deze week een paar telefoontjes te plegen hebt, gooi ze dan allemaal in één tijdsblok bij elkaar. Zo voorkom je dat je 20 keer onderbroken wordt. Deze tactiek kan je ook gebruiken bij het plaatsen van bestellingen of het betalen van facturen. Bundel de aandacht die je aan je sociale media wilt geven op een vast moment in de week. Bereid ook al je vergaderingen voor in één tijdsblok.
Op deze manier sla je geen taken over. Daarbij ben je er zeker van dat er elke week aandacht gegeven wordt aan de taken die jij belangrijk vindt.
Alle afspraken zijn belangrijk
Begin met het blokkeren van de tijd die echt niet aangepast kan worden: die dringende vergadering, een afspraak bij je boekhouder, offertes die je moet voorbereiden.
Als deze eenmaal ingegeven zijn krijg je een beter idee van hoeveel tijd er die week nog overschiet. Zo kan je de rest van je tijd verder inplannen, te beginnen bij je prioriteiten.
Het concept van tijd blokkeren houdt ook in dat je je aan je eigen afspraken houdt. Je komt opdagen voor die afspraak, net zoals je iemand zou ontmoeten voor een kopje koffie of wanneer je naar de dokter gaat. Op deze manier vermijd je uitstelgedrag (en dubbel werk wanneer je de week erop dezelfde tijd moet blokkeren voor een onuitgevoerde opdracht).
Plan meer tijd in dan je nodig denkt te hebben
Een goede time management houdt ook rekening met onverwachte zaken. We raden je aan altijd iets meer tijd uit te rekenen dan je nodig denkt te hebben. Een meeting kan al snel uitlopen, er zijn meer aanvragen voor offertes binnengekomen dan verwacht of je moest simpelweg plots nog even bijpraten met een collega. Moest je toch tijd over hebben, kan je die altijd gebruiken om je binnengekomen mails nog eens te bekijken. Of je kan eens bij je team te horen of daar alles goed gaat (en nog wat appreciatie tonen ook!).
Let ervoor op om je hele agenda vol te plannen. Houd steeds nog enkele tijdsblokken open voor plotse, urgente zaken die je aandacht vragen. Er komt altijd wel iets onverwachts op je pad. Hoewel we je graag helpen structuur aan te brengen, mag dit niet ten koste gaan van je flexibiliteit.
Dagindeling
Het beste van tijd blokkeren is dat je je niet hoeft af te vragen wat je deze week allemaal verwezenlijkt hebt. Je agenda laat je precies zien wat je deze week hebt gedaan. Dit geeft je direct inzichten in je dagbesteding. Bijgevolg merk je snel waar je tijd naartoe verdwijnt. Op deze manier kan je je agenda en je dagindeling optimaliseren. En zo kom je er ook nog eens achter wat je eventueel kunt uitbesteden…