Stel jezelf volgende vragen:
- Welke taken hebben prioriteit?
- Welke taken hadden al lang afgewerkt moeten zijn?
- Aan welke taken heb je een hekel?
- Welke taken nemen veel tijd in beslag?
- Zijn dit echt taken die je zelf moet doen?
Focus op je core business
Denk eerst en vooral eens na over waarom jij je zaak gestart bent. Welke activiteiten horen hierbij en welke moet jij zelf uitvoeren?
Je maakt best een lijstje van alle taken die je doet en duidt aan waar je je op wil focussen. Kijk dan welke taken dat zijn en welke je daarvan leuk vindt om zelf te doen. Alles wat daarna overblijft, kan je delegeren.
Waarom delegeren zo moeilijk is
Veel mensen houden taken liever zelf in handen. Dat heeft verschillende oorzaken:
- Perfectionisme: “Ik doe het sneller en beter zelf.”
- Gebrek aan vertrouwen: Twijfel of iemand anders het goed zal doen.
- Controlebehoefte: Overzicht houden voelt veilig.
- Onvoldoende tijd om uit te leggen: Ironisch genoeg kost niet delegeren vaak méér tijd.
Lagere bedrijfskosten
Als je taken wil delegeren, heb je natuurlijk hulp nodig. We weten allemaal dat personeelsleden in dienst nemen een heleboel kosten met zich meebrengt zoals loon, belastingen, vakantiegeld, maaltijdcheques, groeps- en hospitalisatieverzekeringen.. om nog maar te zwijgen over alle apparatuur die je moet voorzien om iemand zijn werk te laten doen. Daarom is de stap naar iemand extra op de payroll voor velen te groot.
Geen vaste invulling nodig
Waarschijnlijk heb je bij het uitvoeren van een taak al wel eens gedacht dat je deze kon delegeren, maar is je administratie niet groot genoeg voor een vol- of halftijdse werkkracht. Als je een virtuele assistent inschakelt, kan dit al vanaf 1 uur per week!
Deze persoon heeft alle materiaal om de job te doen, dus dat moet je ook al niet voorzien. Verder zal hij of zij je helpen met wat je exact wil en is er ook altijd een back up binnen het bedrijf dat je inhuurt om op te vangen als jouw assistent afwezig is, om welke reden dan ook. Je bedrijf blijft gewoon verder draaien.
Zo vermindert je werkdruk en hoef je niemand vast in dienst te nemen.
Daarnaast ontlast je ook je eigen werknemers. In plaats van hen extra taken te geven, kunnen zij zich, net als jij, meer focussen op hun kerntaken.
Het werk dat je doorschuift kan week per week verschillen. De workload is niet elke week hetzelfde, soms ook niet elk seizoen. Dat hoeft absoluut geen probleem te zijn, want de flying office assistant kan flexibel ingezet worden. Je kan upscalen wanneer het druk is of downscalen wanneer het rustiger is.
Denk op lange termijn
Vaak is het makkelijker wanneer je iets ‘toch maar gauw ‘even’ zelf doet, dan wanneer je het aan iemand moet uitleggen. Of je wil alles exact hebben zoals jíj het wil, dus lijkt delegeren niet altijd de beste optie.
Daar heb je vast helemaal gelijk in. Maar op lange termijn geeft delegeren je meer ruimte in je agenda dan je denkt. En de assistent die je helpt? Die neemt jouw manier van werken over en kan zelfs meedenken over verbetering.
Delegeren, je moet vooral de stap durven zetten om het uit te proberen.