Gebruik een digitale kalender
Het is belangrijk dat je je time management optimaliseert om een goed beeld te krijgen van je weekplanning. Hiervoor kan je het best een digitale agenda gebruiken. Het leven en zijn prioriteiten kunnen in een oogwenk veranderen. Sommigen gebruiken nog altijd liever een bullet journal of een schriftelijke agenda, en dat heeft dan wel zijn charmes, maar wanneer er iets verandert, kan je agenda snel een ongeorganiseerde warboel worden. In een digitale agenda kan je simpelweg je afspraken verslepen en heel snel bijsturen waar nodig.
Een extraatje dat makkelijk digitaal kan is om kleurcodes gebruiken om een duidelijk verschil aan te geven tussen meetings, tijd die je aan je boekhouding of administratie wilt besteden of het brainstormen voor een nieuw project. Zodoende houd je je agenda ten allen tijde overzichtelijk.
Vergelijkbare taken samenvoegen
Je blokkeert best tijd voor bepaalde taken om je productiviteit te verhogen. Als je dan nog eens vergelijkbare taken samenvoegt, kan je meteen een heleboel to-do’s van je lijstje vinken. Je aandacht hoeft immers niet constant te switchen tussen verschillende soorten taken.
Een goed voorbeeld hiervan is: als je weet dat je deze week een paar telefoontjes te plegen hebt, gooi ze dan allemaal in één tijdsblok bij elkaar. Op deze manier voorkom je dat je 20 keer onderbroken wordt. Deze tactiek kan je ook gebruiken bij het plaatsen van bestellingen of het betalen van facturen. Je bundelt bijvoorbeeld ook de aandacht die je aan je sociale media wilt geven op een vast moment in de week. Tenslotte probeer je ook alle voorbereidingen voor vergaderingen in één tijdsblok te gieten.
Op deze manier sla je geen taken over. Bovendien ben je zo zeker dat er elke week aandacht gegeven wordt aan de taken die jij belangrijk vindt.
Alle afspraken zijn belangrijk
Eerst en vooral begin je best met het blokkeren van de tijd die echt niet aangepast kan worden: die dringende vergadering, een afspraak bij je boekhouder, offertes die je moet voorbereiden.
Eens deze ingepland zijn, zie je meteen hoeveel tijd er die week nog overschiet. Zo kan je de rest van je planning verder invullen, te beginnen bij je prioriteiten.
Het concept van tijd blokkeren, houdt ook in dat je je aan je eigen afspraken houdt. Je komt opdagen voor die belangrijke afspraak, je offerte gaat tijdig buiten, je boekhouder heeft alle input die hij nodig heeft… Op deze manier vermijd je uitstelgedrag en uiteindelijk ook dubbel werk, wanneer je de week erop dezelfde tijd moet blokkeren voor een onuitgevoerde opdracht.
Plan meer tijd in dan je nodig denkt te hebben
Een goede time management houdt ook rekening met onverwachte zaken. We raden je aan altijd iets meer tijd uit te rekenen dan je nodig denkt te hebben. We weten allemaal dat een meeting al snel kan uitlopen. Er zijn meer aanvragen voor offertes binnengekomen dan verwacht of je moest simpelweg plots nog even bijpraten met een collega. Als je toch tijd over zou hebben, kan je die altijd gebruiken om je binnengekomen mails nog eens te bekijken. Of je kan eens bij je team horen of daar alles goed gaat (en nog wat appreciatie tonen ook!).
Nog een tip: Houd steeds nog enkele tijdsblokken open voor plotse, urgente zaken die je aandacht vragen. Er komt altijd wel iets onverwachts op je pad. Hoewel we je graag helpen structuur aan te brengen, mag dit niet ten koste gaan van je flexibiliteit.
.
Dagindeling
Door het werken met tijdsblokken, hoef je je niet af te vragen wat je deze week allemaal verwezenlijkt hebt. Je agenda laat je immers precies zien wat je deze week hebt gedaan. Daardoor heb je meteen zicht op je dagbesteding en merk je snel waar je tijd naartoe verdwijnt. Op deze manier kan je je agenda en je dagindeling optimaliseren. En zo kom je er ook nog eens achter wat je eventueel kunt uitbesteden…