Wat is communiceren?
Communiceren, het is niet altijd even simpel als het lijkt. Iets kan anders overkomen dan je initieel bedoelt. Als werkgever moet je vaak alert zijn voor de manier waarop je iets overbrengt. Je lichaamstaal is daarbij zeker niet onbelangrijk. We werken nu eenmaal met mensen, die gevoelig kunnen zijn voor details.
Het leek ons wel nuttig om de definitie eens op te zoeken. Volgens Van Dale heeft het woord ‘communicatie’ de volgende betekenis:
Overdracht of uitwisseling van informatie; verbinding, verkeer: verbale communicatie met behulp van woorden; non-verbale communicatie niet met woorden maar d.m.v. gebaren, gelaatsuitdrukking, houding e.d.
Communiceren is verbinden
Zoals je kan zien in de definitie van communicatie, betekent dit ook ‘verbinden’. Communiceren is geen eenrichtingsverkeer.
Het maakt niet uit of het over een evaluatie, brainstorming, meeting of iets anders gaat. Neem je tijd om met je werknemers te praten. Laat ook hen aan het woord. Geef hen de ruimte om verantwoording te geven of hun standpunt te laten zien.
Bij een opbouwend gesprek komen jullie hier beiden beter uit. Door in verbinding te gaan, bestaat de kans dat er bij beide partijen nieuwe inzichten en meer vertrouwen ontstaat.
Lichaamstaal zegt meer dan woorden
Ook de non-verbale communicatie speelt een grote rol. Probeer bij het overbrengen van de boodschap ook op je lichaamstaal te letten. Het is misschien cliché, maar die zegt meer dan 1000 woorden.
Ben je gestresseerd of is het momenteel razend druk? Dan kies je beter een gepaster moment. Of ga even een luchtje scheppen. Zorg ervoor dat je jouw stress niet overbrengt naar je werknemer.
Het is belangrijk dat je niet alleen figuurlijk, maar ook letterlijk openstaat voor wat je werknemer jou te zeggen heeft. Houd je handen niet gekruist voor je lichaam. Onbewust geeft dit de boodschap dat je niet geïnteresseerd bent in repliek. Ook zenuwachtig met iets prutsen is uit den boze. Laat met je hele lichaam zien dat je, ten allen tijde, een opbouwend gesprek wil voeren.
Klaar en duidelijke boodschap
Bij een goede communicatie is de boodschap voor beide partijen duidelijk. Zorg ervoor dat je voor jezelf op een rijtje hebt wat je exact duidelijk wil maken. Ook naar je klanten toe spreek je best in klare taal. Zo weten beide partijen wat ze aan de ander zullen hebben.
Baken dus je onderwerp af. Natuurlijk kan het zijn dat je gesprek afwijkt. Probeer het gesprek dan zo te dirigeren zodat je terug naar je oorspronkelijke onderwerp gaat. Notities kunnen je helpen om andere onderwerpen later opnieuw aan te halen. Werk zo puntje per puntje af totdat de reden van het gesprek voor beide partijen duidelijk is.
Er gaat niets boven een goede samenwerking dan af en toe de zaken eens te finetunen!
Het medium spreekt boekdelen
Let er ook op via welke weg je communiceert. Iets komt altijd beter over wanneer je het face-to-face bespreekt. Een e-mail of bericht zijn minder persoonlijker. Deze missen intonatie en lichaamstaal en kunnen al gauw verkeerd begrepen worden.
Gaat het om een gevoelige kwestie? Moet je iemand op het matje roepen? Kies dan voor de ouderwetse manier en vraag de desbetreffende persoon om even naar je bureau te komen. De wending die je gesprek neemt, kan ook erg afhangen van het feit of andere mensen je al dan niet kunnen horen. Gevoelige zaken bespreek je best zonder luistervinken.
Er is natuurlijk niets mis met een algemene e-mail. Wanneer je iedereen laat weten dat de poetsvrouw morgen niet komt, is een persoonlijk gesprek met elke werknemer niet nodig. Het belangrijkste is dat je je ervan bewust bent dat een e-mail voor interpretatie vatbaar is.
Heb je toch het gevoel dat er niet naar je geluisterd wordt? Stel je dan de vraag of je verwachtingen goed zijn overgebracht. Was je duidelijk in je communicatie? Heb je het gevoel dat de ander het goed begrepen heeft? Probeer toch nog eens een one-on-one gesprek te voeren om elk misverstand uit de weg te gaan.
Communication is key.