Wat is communiceren?
Communiceren, het is niet altijd even simpel als het lijkt. Iets kan anders overkomen dan je initieel bedoelt. Als werkgever moet je vaak alert zijn voor de manier waarop je iets overbrengt. Je lichaamstaal is daarbij zeker niet onbelangrijk. We werken nu eenmaal met mensen, die gevoelig kunnen zijn voor details.
Daarom leek het ons wel nuttig om de definitie eens op te zoeken. Volgens Van Dale heeft het woord ‘communicatie’ de volgende betekenis:
Overdracht of uitwisseling van informatie; verbinding, verkeer; verbale communicatie met behulp van woorden, non-verbale communicatie net met woorden, maar d.m.v. gebaren, gelaatsuitdrukking, houding…
Communiceren is verbinden
Zoals je kan zien in de definitie van communicatie, betekent dit ook ‘verbinden’. Communiceren is geen eenrichtingsverkeer en dat is waar we ons te weinig bewust van zijn.
Het maakt niet uit of het over een evaluatie, brainstorm, meeting of iets anders gaat. Het is belangrijk dat je de tijd neemt om met je werknemers te praten. Daarom moet je er expliciet op letten om hen aan het woord te laten. Door het creëren van een veilige ruimte, kunnen ze openlijk hun standpunt en ideeën delen.
Als je een opbouwend gesprek voert, met duidelijk tweerichtingsverkeer, komen jullie er beiden beter uit. Door in verbinding te gaan, is de kans groot dat er bij beide partijen nieuwe inzichten en meer vertrouwen ontstaat.
Lichaamstaal zegt meer dan woorden
Het is cruciaal in te zien dat ook de non-verbale communicatie een grote rol speelt. Probeer bij het overbrengen van de boodschap ook op je lichaamstaal te letten. Het is misschien cliché, maar één blik zegt meer dan 1000 woorden.
Ben je gestresseerd of is het momenteel razend druk? Kies dan voor een beter en gepaster moment. Ga daarom misschien even een luchtje scheppen en zorg dat je je eigen stress niet overdraagt op je werknemer.
Zorg ervoor dat je echt openstaat voor wat je werknemer te zeggen heeft. Houd daarom je armen nooit gekruist voor je lichaam. Zodoende geef je onbewust de boodschap dat je niet geïnteresseerd bent in repliek. Ook zenuwachtig met iets prutsen is uit den boze. Laat met je hele lichaam zien dat je, ten allen tijde, een opbouwend gesprek wil voeren, door zelf rustig en beheerst te zijn.
Klaar en duidelijke boodschap
Bij een goede communicatie is de boodschap voor beide partijen duidelijk. Daarom zorg je ervoor dat je voor jezelf op een rijtje hebt wat je exact duidelijk wil maken. Ook naar je klanten toe, spreek je best in klare taal. Zo weten beide partijen wat ze aan de ander zullen hebben.
Baken dus je onderwerp af. Natuurlijk kan het zijn dat je gesprek afwijkt. Probeer het gesprek dan zo te dirigeren dat je terug naar je oorspronkelijke onderwerp gaat. Notities kunnen je helpen om andere onderwerpen later opnieuw aan te halen. Op die manier werk je puntje per puntje af, totdat de reden van het gesprek voor beide partijen duidelijk is.
Het medium spreekt boekdelen (of toch in iemand zijn hoofd)
De weg via dewelke je communiceert kan veel valkuilen met zich meebrengen. Niets komt zo goed over als wanneer je het face-to-face bespreekt. Je kan dan onmiddellijk de reactie van je gesprekspartner zien en verduidelijken of bijsturen waar nodig. Een email of een bericht is veel minder duidelijk. De intonatie ontbreekt en tevens ook de lichaamstaal, waardoor al snel iets mis begrepen wordt. Hebben we dat al allemaal niet een meegemaakt dat iemand denkt te hebben begrepen wat je zei en jij het helemaal niet zo bedoelde?
Gaat het om een gevoelige kwestie? Moet je iemand op het matje roepen? Kies dan voor de ouderwetse manier en vraag de desbetreffende persoon om even naar je bureau te komen. De wending die je gesprek neemt, kan ook erg afhangen van het feit of andere mensen je al dan niet kunnen horen. Gevoelige zaken bespreek je best zonder luistervinken.
Heb je toch het gevoel dat er niet naar je geluisterd wordt? Stel je dan de vraag of je verwachtingen goed zijn overgebracht. Was je duidelijk in je communicatie? Heb je het gevoel dat de ander het goed begrepen heeft? Probeer toch nog eens een one-on-one gesprek te voeren om elk misverstand uit de weg te gaan.
Communication is key en draagt absoluut bij aan een open werksfeer waar iedere werknemer zich gehoord en begrepen voelt.