1. Voorkom in plaats van te genezen
Het is enorm belangrijk om vanaf het begin zorgvuldig om te springen met al je financiële afspraken. Zorg dat je alles correct vastlegt vanaf de eerste minuut via je algemene voorwaarden. Vermeld ze zeker ook op je factuur. Dit is jouw persoonlijke pilletje tegen kopzorgen, want je bent nu ingedekt tegen mogelijke problemen.
Wat houdt dit allemaal in? Duidelijke afspraken over betalingen, voorschotten, betalingstermijnen, enzovoort. Allemaal zaken die je zorgvuldig en duidelijk en ondubbelzinnig neerschrijft in alle officiële documenten zoals offertes, verkoopovereenkomsten en contracten.
2. Laattijdige betalingen: wees er snel bij
Een zorgvuldig en efficiënt debiteurenbeheer houdt in dat je laattijdige betalingen al snel in de kiem smoort. Op deze manier behoud je een goed overzicht op de cashflowsituatie en op de mogelijke nadelige impact op jouw financiële toestand.
Stuur je klanten dan ook tijdig een vriendelijke herinnering om mogelijke betaalachterstanden te voorkomen. Wellicht heeft jouw klant de factuur even over het hoofd gezien. Zeg het ook op die manier, dit zorgt voor een minder ongemakkelijk gevoel bij jouw klant.
3. Maak een overzicht van de openstaande facturen
Twee weken nadat de factuur betaald moest zijn, merk je dit pas. Een lastige situatie. Deze 14 dagen had je evengoed kunnen gebruiken om je klant te contacteren en erachter te komen waarom er niet betaald werd.
Het is misschien een ongemakkelijke situatie om je klanten erop te wijzen dat ze nog niet betaald hebben. Je voelt je wat opdringerig. Maar dit is je goed recht als je dit toch doet. Jij bent degene die de diensten of producten levert, terwijl je klant zich niet aan de afspraken houdt.
Zorg daarom voor een goed overzicht van je klanten waar je kan zien wie wanneer moet betalen… en wie dat dus nog niet deed. Op die manier ben je er sneller bij en vermijd je lastige situaties. Een email ter herinnering of een snel telefoontje lossen al vaak veel op.
4. Automatisatie!
Dé tip om je debiteurenbeheer helemaal op punt te krijgen is automatisatie. Door gebruik te maken van een facturatietool verstuur je niet alleen je facturen zelf, maar stel je een hele cyclus in: van betalingsherinneringen op jouw gekozen dagen tot herinneringen voor jezelf. Op die manier heb je altijd een mooi overzicht op de huidige betalingssituaties en bespaar je heel wat tijd.
5. Overleg (maar trek ook conclusies)
Blijft het voor sommige klanten lastig om (tijdig) te betalen, ga dan in overleg. Ga samen aan tafel zitten en toon begrip langs jouw kant, maar vergeet zeker niet op je eigen rechten te staan.
Een afbetalingsplan is vaak een goede oplossing, maar maak de klant duidelijk dat aan dit afbetalingsplan eveneens voorwaarden vasthangen en dat er ook bepaalde afspraken zijn die nageleefd moeten worden.
Bieden deze stappen nog steeds geen oplossing? Dan is het best om de relatie met de klant te beëindigen en de verschuldigde bedragen via een juridische weg toch te vorderen. Je zal merken dat zelfs de eerste stap richting juridische gevolgen al voldoende is voor de klant om alsnog te betalen.